Damit fällt ein bislang großes Hemmnis, gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen, endlich weg: Ab 1. Juli sollen Rechnungen im elektronischen Format mit Papierrechnungen gleichgestellt sein. Hierzu zählen alle Rechnungen im elektronischen Format, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, im Wege des Datenträgeraustausches oder per Computer-Telefax oder Fax-Server übermittelt werden.
Damit entfällt künftig das qualifizierte digitale Zertifikat, mit dem bislang die Unversehrtheit und Echtheit eines Dokuments nachgewiesen werden musste. Künftig sollen Rechnungsempfänger selbst entscheiden, wie die Anforderrungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen sind. Allerdings: Die Neuregelung geht nicht nur mit Erleichterungen einher – werden dem Fiskus doch damit zukünftig mehr Kontrollbefugnisse eingeräumt. Neben elektronischen Rechnungen dürfen Finanzbeamte im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau demnächst auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und Urkunden einsehen.
Rechtzeitig vorbereiten
Wer auch weiterhin einen Bogen um die elektronische Variante machen möchte, kann diese auch ablehnen und eine Papierrechnung verlangen. Um für die Zukunft gewappnet zu sein, empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. besonders kleinen und mittelgroßen Unternehmen sich frühzeitig auf die wachsende Zahl elektronischer Rechnungen einzustellen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
