Wer sucht, der findet: Trotz PC gibt es noch viel Papier auf dem Schreibtisch. Bei den historisch gewachsenen Stapeln von Papier bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Es vergeht nur kurze Zeit und schon beginnt der Stapel wieder zu wachsen. Was unbrauchbar ist, sollte gleich entsorgt werden, was später wichtig sein könnte kommt in die Ablage. Übersicht vermeidet Sucharbeiten und Zeitverluste. Papierkram und schlechtes Ablagesystem sind große Zeitfresser. Manchmal kommt richtig Freude auf, wenn man schon nach einer Minute einen Vorgang gefunden hat, für den man längeres Suchen geplant hatte. Es sind immer nur die kleinen Zeitverluste, wenige Minuten, aber täglich mehrmals. Jeder Vorgang sollte gleich in der richtigen Datei oder dem Ordner mit einem Terminvermerk abgelegt wird. Auch unpräzise Kommunikation bei Anweisungen an Mitarbeiter ist ein typischer Zeitfresser, weil es zu Rückfragen kommen kann.
Fünf Kardinalfehler dabei sind:
- Mangelnde Konzentration
- Unsystematisches Lesen
- Arbeitsunterbrechungen als Zeitfresser zulassen
- Erledigung aufschieben
- Sich verzetteln, statt zu bündeln.
Als Gegenentwurf empfiehlt sich die ALPEN-Methode
- Alles notieren, was man am nächsten Tag erledigen muss.
- Länge der Tätigkeiten schätzen, den Zeitbedarf ungefähr festhalten.
- Pufferzeiten für Unvorhergesehenes planen, und zwar 20% der Planzeit.
- Entscheidungen treffen, welche Priorität einzelne Aufgaben haben.
- Nachkontrolle am Tagesende, ob der Ablauf eingehalten wurde.
Effektives Arbeiten – nicht ganz ernst zu nehmen
§ 1 Bei der Büroarbeit ist der Spaßfaktor zweckmäßig. Man erledigt das Angenehme zuerst, das Interessante anschließend und das Dringende übermorgen.
§ 2 So schlimm sind Arbeitsunterbrechungen nicht. Da kommt etwas Abwechslung in den Alltag. Bei mir ist immer Tag der offenen Tür, ich bin erreichbar.
§ 3 Systematische Arbeitsplanung ist graue Theorie. Es kommt doch immer anders als man plant.
§ 4 Mit meinem persönlichen Arbeitsstil habe ich gute Erfahrung, es hat sich noch niemand über mich beschwert.
§ 5 Auf Effektivität in der Produktion lege ich größten Wert. Im Büro sind die Auswirkungen nicht groß.
§ 6 Übersichtlichkeit im Büro – schön und gut. Ich kenne mich aber in meinem Chaos sehr gut aus und komme prima zurecht.
