Noch befinden wir uns in der Phase des Übergangs: Zum Jahresstart 2025 war die E-Rechnung für den B2B-Bereich eingeführt worden – seither läuft die Übergangsregelung. Der Mittelstandsverbund hat sich nun mit einer Eingabe ans Bundesfinanzministerium gewandt, um auf aktuell drohende Probleme bei der laufenden Einführung hinzuweisen und mehr Orientierung für die Unternehmen einzufordern. Bäcker und Konditoren sollten hier stets gut informiert sein. Auch wenn die obligatorische E-Rechnung für Umsätze inländischer Unternehmer offiziell bereits mit Wirkung zum 1. Januar 2025 eingeführt wurde, haben noch nicht alle Unternehmen ihre Rechnungsstellung auf elektronische Rechnungen umgestellt. Dies ist weiterhin zulässig, da im Zuge des maßgeblichen Gesetzes mehrere Übergangsregelungen beschlossen wurden. Somit dürfen mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2026 auch weiterhin sonstige Rechnungen – auf Papier oder in einem nicht-strukturieren elektronischen Format – übermittelt werden. Für kleine Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz bis 800.000 Euro gilt dies sogar bis Ende 2027.
Herausforderungen und offene Fragen bleiben bestehen
Die Folge dieser Übergangsregelungen ist, dass die Umstellung nicht in allen Unternehmen gleichzeitig erfolgt. Die Einführung vollzieht sich stattdessen gestaffelt, wobei jeweils eine besonders hohe Aktivität den letzten Monaten der Jahre 2026 und 2027 zu erwarten ist. Der Mittelstandsverbund hat jetzt darauf hingewiesen, dass Rückmeldungen von Mitglieder zeigen würden, dass viele – gerade kleinere – Lieferanten noch nicht hinreichend auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet seien. Wenn die konkreten Vorbereitungen jedoch erst gegen Ende des laufenden Jahres erfolgten, drohe ein Kapazitätsengpass bei den erforderlichen Onboardings mit technischen Dienstleistern. Darüber hinaus bleibe bisher weitgehend offen, unter welchen technischen Voraussetzungen die weitere Nutzung von im kooperierenden Mittelstand besonders verbreiteten EDI-Formaten nach Ablauf der Übergangsregelungen weiterhin zulässig seien. Im Gesetz und den vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Schreiben war dies grundsätzlich zugestanden worden, sofern der Rechnungsempfänger einverstanden ist und ein verlustfreier Export der strukturierten E-Rechnungsdaten aus dem EDI-Format möglich ist. In den Details sind sich viele Unternehmen jedoch unsicher, wann ein Export als verlustfrei gilt und welche entsprechenden Rechnungen somit künftig als „E-Rechnungen“ gelten können.
Vor diesem Hintergrund hat der Mittelstandsverbund nun vermeldet, man habe sich Ende März 2026 mit einer erneuten Eingabe an die zuständige Unterabteilungsleiterin im BMF gewandt, um auf die oben genannten Punkte sowie weitere Herausforderungen bei der Einführung hinzuweisen. Es sei wichtig auf den aktuellen Umsetzungsstand in den Unternehmen aufmerksam zu machen, um auf drohende Probleme noch reagieren zu können. In der Eingabe habe man u.a. auf die drohenden Engpässe bei der Umstellung auf E-Rechnungen, insbesondere beim Onboarding von Lieferanten, hingewiesen und daher für praxistaugliche befristete Nichtbeanstandungsregelungen nach Ablauf der Übergangsregelungen plädiert. Erfreulicherweise habe man schnell eine Rückmeldung des BMF erhalten. Zu begrüßen sei dabei in inhaltlicher Hinsicht, dass sich das BMF in seiner Antwort im Grundsatz offen für die vorgeschlagenen Nichtbeanstandungsregelungen zeige. Wie der Mittelstandsverbund betont bleibe es das Ziel, dass die Unternehmen im kooperierenden Mittelstand mehr Klarheit erhalten, unter welchen Bedingungen EDI-Formate rechtssicher auch nach Ablauf der Übergangsregelungen genutzt werden können. Hierzu sehe man die Finanzverwaltung – und damit das BMF – in der Pflicht.
