Die E-Rechnung naht: Der Empfang von E-Rechnungen wird ab 01. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B Bereich verpflichtend. Entgegen der bisherigen Regelung ist der Versand dann nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden. Das System- und Softwarehaus CompData, das als IT-Partnern zahlreichen Bäckereien und Konditoreien zur Seite steht, hat jetzt noch einmal darauf hingewiesen, sich mit seinem Unternehmen entsprechend vorzubereiten. Und: Das Unternehmen bietet mit einem entwickelten „RechnungsManager“ eine Lösung, welche es Unternehmen einfach ermöglicht, die neue EU-Richtlinie umzusetzen und davon zu profitieren.
Der Bundesrat hat die Empfangspflicht für E-Rechnungen auf den Weg gebracht. Inländische Unternehmen müssen ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Bäckereien sind spätestens jetzt gefordert, das Rechnungswesen digitaler zu gestalten und bis Ende des Jahres die technischen Voraussetzungen für Erhalt und Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen. Denn die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von E-Rechnungen ist gemäß der EU-Richtlinie EN 16931 nicht mehr erforderlich. „Die Einführung der E-Rechnungen ist ein weitreichender Schritt für den digitalen Geschäftsverkehr. Unternehmen, die sich vorbereiten, werden davon profitieren und wettbewerbsfähiger und nachhaltiger agieren. Wir unterstützen mit dem RechnungsManager dabei maßgeblich“, sagt Reiner Veit, geschäftsführender Gesellschafter der CompData Computer GmbH.
„RechnungsManager“ deckt alle Anforderungen ab
Der „RechnungsManager“ empfängt elektronische und sonstige Rechnungen und ermöglicht die automatisierte standortunabhängige Verarbeitung. Reiner Veit sagt: „Wichtig zu wissen ist, dass eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist, denn die EU-Richtlinie EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor.“ Das XML-Format ist maschinenlesbar und ermöglicht die automatisierte und durchgängige Rechnungsverarbeitung. Der „RechnungsManager“ liest aus dem XML-Format alle Rechnungsdaten aus und erstellt eine für das menschliche Auge lesbare Datei. Die Software kann zudem sämtliche weitere Rechnungsarten auslesen und verarbeiten – das gilt für gescannte Papierrechnungen sowie für per E-Mail eingehende Rechnungsdokumente. Da für E-Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten gelten wie für Papierrechnungen, deckt der „RechnungsManager“ von Erfassung, über Verarbeitung bis Archivierung alle Schritte für Eingangsrechnungen ab. Reiner Veit betont: „Der RechnungsManager ist mittlerweile bei 3.500 Unternehmen mit mehr als 75.000 Anwendern erfolgreich im Einsatz. Die praxisbewährte Anwendung bietet Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV, Diamant und Addison.“ Eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft bringt für Bäckereien zusätzliche Vorteile.
Schrittweise Einführung der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen
Neben dem Empfang von E-Rechnungen sieht die EU-Richtlinie zudem die schrittweise Einführung der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen vor. Für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsregelung. Die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gilt ab dem 1. Januar 2027. Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
