ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke rät den Betrieben, die eigenen Prozesse und Systeme bald anzupassen und genügend zeitlichen Vorlauf für Tests mit der Hausbank einzuplanen.
Mit der Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area – SEPA) sollen grenzüberschreitende Zahlungen vereinfacht werden. Bereits seit 2008 ermöglichen die so genannten SEPA-Überweisungen, innereuropäische Zahlungsvorgänge effizient und unabhängig von nationalen Regelungen abzuwickeln. SEPA-Lastschriften gibt es seit 2009. Ab 1. Februar 2014 werden im Folgeschritt auch die nationalen Zahlverfahren durch das SEPA-Verfahren vollständig abgelöst. Dann gelten auch in Deutschland für Überweisungen und Lastschriftverfahren ausschließlich die europäischen technischen SEPA-Standards.
Wichtig: Nur mit einer Gläubiger- und Identifikationsnummer ist künftig die Teilnahme am Lastschriftverfahren möglich. Diese Nummer wird von der Deutschen Bundesbank vergeben, sie muss dort beantragt werden. Ende Mai hatten erst 10% der Unternehmen den Antrag gestellt. Wie Carl-Ludwig Thiele, Vorstandsmitglied der Deutschen Bundesbank, erklärt, gibt es 3,6 Mio. Unternehmen und fast 600 Tsd. Vereine in Deutschland, aber bisher hätten nur rund 425,5 Tsd. Gläubiger-Identifikationsnummern beantragt. Er mahnte, SEPA schnellstens anzugehen. Im Rückstand seien vor allem kleine und mittlere Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten. Die Bundesbank empfiehlt, diesen Prozess möglichst bis Ende Oktober 2013 abzuschließen, da er sonst mit den Jahresendabschlüssen kollidiert. (Formular unter: www.glaeubiger-id.bundesbank.de)
Der ZDH empfiehlt folgende Schritte:
– Kontaktaufnahme mit dem eigenen Kreditinstitut: Zahlungsempfänger müssen von ihrer Hausbank für das Verfahren zugelassen werden. Dies geschieht im Rahmen einer Inkasso-Vereinbarung, die zwischen beiden Partnern getroffen werden muss.
– Kontos konvertieren und Stammdaten aktualisieren: Künftig werden Konten nur noch durch eine internationale Bankkontonummer (IBAN) identifiziert. Bei grenzüberschreitenden Überweisungen kommt bis 2016 der Bank-Identifikationscode (BIC) hinzu. Diese neuen Daten der Kontokennung sind auf den bisherigen Kontoauszügen bereits ersichtlich. Technisch aufwendiger ist die Umstellung der Kontodaten aller Geschäftspartner – hier bieten die Hausbanken zur Konvertierung verschiedene Lösungen an. Liegen die neuen Angaben von Lieferanten oder Kunden nicht vor, müssen sie angefordert werden.
– Buchhaltung anpassen: Mit der Umstellung der Kontokennung müssen auch Buchhaltungs- und Softwaresysteme umgestellt werden – SEPA-Überweisungen und -Lastschriften haben ein spezifisches Datenformat, das für Unternehmen und Zahlungsdienstnutzer nach dem 1. Februar 2014 verpflichtend ist. Hier empfiehlt sich die rechtzeitige Kontaktaufnahme zu technischen Dienstleistern. Gleichzeitig sollte geklärt werden, in welchem Maße zusätzliche Kosten, etwa für Schulungen oder neue Lizenzen, entstehen. Auch die Vorlagen für den Schriftverkehr müssen angepasst werden.
– Infos zu Einzugsermächtigungen aussenden: Bei Mitgliedsbeiträgen/Spenden/Bestandskundenzahlungen müssen vorliegende Einzugsermächtigungen nicht neu eingeholt werden; wohl aber muss der Empfänger den Zahler vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über den Wechsel auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift informieren – unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.
– SEPA-Lastschriftmandate einholen: Erst das Mandat autorisiert eine Abbuchung. Sowohl für die Einholung eines Mandats als auch für die Übergabe der Lastschrift an die Bank sind bestimmte Formalien und Fristen einzuhalten. Eine betriebsinterne Mandatsverwaltung erleichtert die Änderung der Daten.
Auf der zentralen SEPA-Webseite von Bundesbank und Bundesfinanzministerium stehen alle wichtigen Informationen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen und Links gebündelt zur Verfügung. Handwerksunternehmen finden weitere Informationen und nützliche Links zur Umstellung auf der ZDH-Webseite unter:
http://www.zdh.de/themen/wirtschaft-energie-umwelt/finanzierung-basel-iii-sepa/sepa.html.
