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Unternehmen, die auf die elektronische Rechnung umstellen wollen, können das bereits vollumfänglich tun.
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Elektronische Rechnung wird Pflicht

Die elektronische Rechnung ist weiter auf dem Vormarsch. Mit Mecklenburg-Vorpommern setzt ein weiteres Bundesland verpflichtend auf die elektronische Rechnungsstellung durch seine Lieferanten.

Seit dem 1. April müssen Rechnungen an seine öffentliche Verwaltung nach dem Standard XRechnung gestellt werden. Damit ist das nordöstliche Bundesland neben Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und dem Saarland bereits das fünfte, das nach dem Bund die elektronische Rechnung obligatorisch eingeführt hat – und weitere werden folgen. Für Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, empfiehlt es sich also, ihre Rechnungsprozesse schnellstmöglich darauf einzustellen.

Unternehmen, die auf die elektronische Rechnung umstellen wollen, können das bereits vollumfänglich tun. Unabhängig von der Pflicht müssen nämlich nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen auch heute schon digitale Rechnungen akzeptieren. Zudem bringt der Umstieg auch wirtschaftliche Vorteile, denn durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse verbessern, beschleunigen und kostengünstiger gestalten. Neben dem Wegfall von Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand von Papier ist bei elektronischen Rechnungen auch eine deutlich effizientere Weiterverarbeitung in den kaufmännischen Prozessen und in der Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin bzw. dem Steuerberater möglich.

Zudem wird die elektronische Rechnungstellung mittelfristig für alle Leistungen und Lieferungen zwischen Unternehmen zur Pflicht werden. Um den länderübergreifenden innergemeinschaftlichen Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, hat die EU-Kommission im Dezember 2022 unter dem Namen VAT in the Digital Age (ViDA) einen Gesetzesvorschlag vorgestellt. Er sieht unter anderem vor, die E-Rechnung für den Rechnungsaustausch im B2B-Geschäft in der EU vorzuschreiben. Auch die Bundesregierung arbeitet an einem Maßnahmenpaket zur Bekämpfung des inländischen Umsatzsteuerbetruges. Laut Koalitionsvertrag will sie „ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird“. Wie ein solches Meldesystem aussehen könnte, wird in Fachkreisen zurzeit diskutiert. Es soll möglichst im Einklang mit den von der EU-Kommission erstellten Vorgaben stehen, damit für Unternehmen in Deutschland kein zusätzlicher Aufwand entsteht.

 

Kaufmännische Prozesse digitalisieren

Es empfiehlt sich also, heute bereits auf elektronische Rechnungen umzustellen und dabei auf Lösungen zu setzen, die diese in den gängigen und akzeptierten Standards ausgeben können. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV. Sie bieten eine integrierte Komfort-Lösung, mit der E-Rechnungen in den Standard-Formaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0 erstellt, automatisiert im geforderten elektronischen Format aufbereitet und über den korrekten Zustellweg versendet werden – sei es per E-Mail, über spezifische Übertragungswege, wie etwa über das Peppol-Netzwerk, oder über die eigenen Rechnungseingangsportale der öffentlichen Verwaltung. Über ergänzende Lösungen lassen sich die Rechnungen zudem auch einfach und schnell nach den Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) archivieren. Hierzu empfiehlt es sich, mit der Steuerberatungskanzlei zu sprechen, mit der das Unternehmen ohnehin zusammenarbeitet.

Eine weitere, sehr einfache und flexible Möglichkeit im Umgang mit dem Versand von E-Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen bietet DATEV SmartTransfer. Der Austausch über dieses sichere Online-Portal kann mit wenigen Klicks direkt aus kaufmännischen Lösungen wie etwa DATEV Auftragswesen online angestoßen werden. Dabei fungiert es als eine Art Dolmetscher: Die Dokumente werden dem Empfänger dann automatisch über den gewünschten Kanal im gewünschten Format sicher zugestellt. Auf diesem Weg lassen sich auch die gesetzlichen Vorgaben für die XRechnung komfortabel erfüllen.

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