Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.
Konkret: Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2018 weg
Ab 1. Januar 2018 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2011 oder zuvor erstellt wurden. Aus dem Jahr 2007 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden. „Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, macht Experte Harald Krekeler, Geschäftsführer eines gleichnamigen Softwarebüros, aufmerksam.
Ab 1. Januar 2018 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2011 oder zuvor erstellt wurden. Aus dem Jahr 2007 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden. „Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, macht Experte Harald Krekeler, Geschäftsführer eines gleichnamigen Softwarebüros, aufmerksam.
Ab in den Reißwolf
Pünktlich zum anstehenden Jahresbeginn stehen viele Unternehmer wieder vor der Frage: Welche Unterlagen können eigentlich dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich gelöscht werden?
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